Sådan bliver dine møder en succes

I den danske arbejdskultur går vi til mange møder. Vi bruger mange timer på at tage fra arbejdspladsen og mødes i konferencecenter, i udviklingshuse eller i andre afdelinger under virksomheden. Desuden er arbejdspladsens møderum ofte booket – simpelthen fordi viden, meninger og udvikling står på spil. Desværre er det ikke alle møder, der føles nødvendige. Faktisk føles visse møder som direkte spild af tid. Sørg for at dine møder ikke bliver et af dem ved at følge denne guide til gode møder.

Sådan holder du et godt møde

Som leder har du dirigentstokken, når der skal indkaldes til møder og når de skal afholdes. Det er derfor op til dig, at sikre mødet får den bedste start. Det gør du ved allerede at præcisere formålet forud for mødet, når du sender indkaldelsen.

Medsend en dagsorden

Mange vælger kun at sende mødeindkaldelsen med en mødedato samt et emnefelt, men det efterlader både spørgsmålstegn og forvirring op til mødet. Jovist vil det overordnede emne give deltagerne et indtryk af, hvad der skal vendes, men det giver ikke svar på, om deltageren kunne blive spurgt om noget, om deltageren bør gå til mødet med en bestemt indsigt i områder af virksomheden osv. Løsningen på dette er at medsende en dagsorden, hvor der også er redegjort for underpunkter og særlige bilag og dokumenter, der vil blive anvendt under mødet.

Fortæl om formålet

Ligesom du medsender en dagsorden, er det en god idé, hvis du præciserer formålet med mødet for de indkaldte. Det giver dig også mulighed for at skabe en fortælling om mødet, hvor de indkaldte indser væsentligheden i det, og de punkter, der skal gennemgås.

Som mennesker drives vi af at løse udfordringer, som der er et resultat i at løse. Så sørg for at synliggøre det løft I kan give virksomheden eller et væsentligt område af den ved at afholde et succesfuldt møde. Med andre ord: fortæl hvor i puslespillet I skal lægge en vigtig brik.

Byd velkommen

Når I starter mødet, er det vigtigt, at du byder velkommen og forklarer om formålet med indkaldelsen. Selvom du har gjort skriftligt opmærksom på det, er det alligevel en god idé at uddybe, da skriftlig kommunikation kan efterlade et fortolkningsfrirum hos den enkelte modtager. Ved at fortælle nærmere afklarer du tvivl og sikrer en fælles diskurs.

Sørg for at alle deltager

Når mødet er i gang, bør du som mødeindkalder sørge for, at alle er med og kommer til orde. Er der personer, der holder sig tilbage, så vær ikke bange for at spørge ind til deres holdning. Ofte sidder der en tavs person, der har gjort sig vigtige tanker.

Slut af med konklusion og evt. opfølgning

Inden i afrunder mødet, så sørg for at konkludere hvad I er nået frem til. Sørg desuden for at give feedback til mødedeltagerne og fortæl hvis der bliver behov for en genindkaldelse.