Sådan kan et projektstyringsværktøj hjælpe din virksomhed

Hvis der er noget som er vigtigt i en moderne virksomhed, så er det struktur og overblik. Hvis man mangler struktur og overblik, vil man aldrig være sikker på, om ens projekt er klaret ordenligt. Dette vil kunne resultere i overskrevne deadlines, budgetter som ikke bliver overholdt og projekter som simpelthen ikke opnår den kvalitet som kunne have været. Derfor er det for det første vigtigt at planlægge alle projekter nøje, så man hele vejen igennem ikke bliver i tvivl. Her er det en god idé at have et projekstyringsværktøj. Et projektstyringsværktøj kan bruges til at planlægge hele forløbet og kan løbende holde styr på flere af projektets facetter.

Hold styr på de ansattes opgaver

Projektgrupper varierer meget. De kan være i mange forskellige størrelser, og hierarkierne kan være meget forskellige fra projekt til projekt. Men medlemmerne af projektgruppen er altid blevet valgt på baggrund af deres individuelle kompetencer, og de har derfor hver deres opgaver at tage sig af. Disse opgaver skal der være styr på, og her kan et projektstyringsværktøjet hjælpe. Ligesom et skoleskema kan man notere, hvilke opgaver de enkelte ansatte skal klare, og hvornår de skal have klaret opgaven.

Nemt overblik over budgettet

Ethvert projekt har et budget, som projektgruppen skal overholde. Derfor skal der være styr på tallene hele vejen igennem. I projektstyringsværktøjet, kan man placere det overordnede budget og løbende notere, hvad de enkelte ting endte med at koste. På den måde har man et overblik hele vejen igennem, og man undgår at overskride budgettet på grund af en fejl i planlægningen.

Giv adgang på baggrund af hierarki

I virksomheder er der et naturligt hierarki, og det er der også i projektgrupperne. Projektlederen er naturligvis øverst, og så afhænger den øvrige fordeling meget ag projektet og de ansatte. Projektstyringsværktøjet er designet sådan, at man kan give adgang til de forskellige dele på baggrund af deres status i hierarkiet.